Bedrijfsvoering

De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op 24 april 2025 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 981.960. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV van oktober 2024.

Bevinding
Het college stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedrag € 4.255.000 bedraagt. Dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens van € 981.000. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het college overigens een bedrag van € 3.960.000 acceptabel op basis van door de gemeenteraad vastgestelde afspraken. Resteert een niet-acceptabele afwijking van € 295.000 die in deze paragraaf nader is toegelicht.

Grondslagen voor de rechtmatigheidsverantwoording

De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV van oktober 2024 en de vertaling hiervan naar de financiële verordening van 24 april 2025.

Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

1. De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.
2. In de jaarrekening worden, binnen de programma’s, afwijkingen groter dan € 25.000,- op het niveau van het programmaonderdeel nader toegelicht.
3. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De rechtmatigheidsverantwoording is, gezien lid 2 en 4, beperkt tot een financiële tabel.
4. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000,- (rapportagegrens) nader toegelicht, tenzij:

• de afwijking past binnen het door de raad geaccordeerde beleid;
• er sprake is van compensatie via direct te relateren baten;
• er sprake is van een open-einde-regeling;
• de gemeenteraad wel is geïnformeerd, maar er geen begrotingswijziging is vastgesteld.

Artikel 11. Begrotingscriterium

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.
3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
4. Uitgangspunt is dat overschrijdingen van de lasten van geautoriseerde lasten (programmaniveau) en investeringskredieten als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

1. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
2. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
3. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
6. Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en investeringskredieten zijn naar hun aard niet onrechtmatig tenzij deze substantieel van aard zijn en niet tijdig gemeld zijn. Onder tijdig wordt ook verantwoording in de jaarrekening en/of het jaarverslag beschouwd.

Voor het voorwaardencriterium (artikel 10 financiële verordening) bestaat de norm uit het normenkader zoals op 24 april 2025 door de raad is vastgesteld.

Ten aanzien van het M&O criterium geldt dat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid en daarom eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen worden in de rechtmatigheidsverantwoording.

Bij de rechtmatigheidsverantwoording zijn, op grond van de Controleverordening 2025 en Financiële verordening 2025, zoals vastgesteld door de raad op 24 april 2025, de volgende kaders gehanteerd:

• Een verantwoordingsgrens van 3 % (zijnde € 981K) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen;

• Een rapporteringstolerantie van € 50K is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.

Bevindingen

Het college is van mening dat de in deze jaarrekening een aantal verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen volgens de criteria van onderstaande rubriek.

Begrotingscriterium
1A. In totaal is er bij programma's sprake van een overschrijding van de geautoriseerde lasten, in totaal een bedrag van € 4,2 miljoen.
1B. Bij de afgesloten kredieten is 2K meer uitgeven voor de basketbalinstallatie in de sporthal en 7K meer uitgegeven aan het sleutelvrij maken van het gemeentehuis.Het gaat om een minimale afwijking waarvoor geen bijzonder maatregelen nodig zijn. Alle overige kredieten (totaal € 17 miljoen) lopen nog of zijn binnen budget afgesloten. 2 hiervan is in 2023 geen sprake.
3 Er zijn wel afwijkingen op baten (minder of meer ontvangen) maar deze zijn niet in de tabel opgenomen omdat deze uiteraard bij het betreffende programma in het jaarverslag/jaarrekening zijn opgenomen en daarmee conform artikel 11.6 (zie hiervoor) als tijdig gemeld worden aangemerkt.
4 Het overgrote deel van de overschrijding van 1A vloeit voort uit wettelijke verplichtingen (dotatie voorzieningen), open-einde regelingen (Jeugd/WMO) of kent evenredige extra inkomsten en wordt daarmee als acceptabel beschouwd.

Er resteert dan een bedrag van 286K (295K - 9K investeringen) wat als niet acceptabel kan worden beschouwd. Het betreft:

• Gemeenteraad (72K): het betreft vooral externe advieskosten voor met name juridisch ondersteuning als ook ondersteuning voor het proces van de bestuurlijke toekomst
• Dagelijks bestuur (60K): er is al langer sprake van hogere kosten voor o.a. lidmaatschap van de VNG en andere overheidsorganisaties, meer samenwerking in de Regio maar ook voor algemene representatie zoals 4 mei, de personeelsdag etc. (voorheen kon dit binnen het programma worden opgevangen, in de perspectiefnota zal hier een extra budget voor worden opgevoerd)
• Salaris en inhuur (154K): elders in de paragraaf Bedrijfsvoering is aangegeven dat er op de totale salaris- en inhuurkosten voor de organisatie (dus exclusief griffie en bestuur) sprake is van een overschrijding van 150K (dit is een afwijking van 1,7% van het totale budget en wordt vooral veroorzaakt doordat niet alle hogere inhuurkosten door vrijvallende vacatureruimte kan worden afgedekt)

Voorwaardencriterium