De openbaarheidsparagraaf is een verplichting vanuit de Wet open overheid (hierna: Woo) artikel 3.5. Hierin wordt toegelicht hoe de gemeente voldoet of gaat voldoen aan de verplichting tot passieve en actieve openbaarmaking van informatie en hoe zij haar informatiehuishouding structureel verbetert.
De focus van deze openbaarheidsparagraaf is de beschrijvende en kwalitatieve verantwoording op hoofdlijnen over de activiteiten die zijn uitgevoerd in 2024 op de thema’s:
- basis informatiehuishouding op orde;
- actieve openbaarmaking;
- passieve openbaarmaking.
De onderstaande toelichting is dan ook gerelateerd aan die thema's waarbij deze in de praktijk sterk met elkaar verweven zijn.
Informatiehuishouding op orde
Voor de verbetering van de informatiehuishouding zijn in 2024 de volgende activiteiten gerealiseerd:
- Overbrenging fysieke archieven
Het archief van de periode 1991 tot en met 2000 is overgebracht naar het Waterlands Archief (WA) in Purmerend. Bij dit archief horen ook de bouwdossiers. Deze zullen worden gedigitaliseerd en worden toegevoegd aan de collectie, die toegankelijk is via de website van het WA. De bouwdossiers zijn dan ook toegankelijk voor de burgers en bedrijven.
- Optimaliseren inrichting informatiesystemen
De inrichting van de informatiesystemen die Landsmeer gebruikt voor de dienstverlening is verder verbeterd. Het doel hiervan is informatie beter geordend, vindbaar en bruikbaar te krijgen en te houden. Dit is niet alleen belangrijk voor de dienstverlening, maar ook voor tijdige overbrenging en vernietiging volgens archiefwettelijke eisen en voor de Woo
- Migratie oude data naar nieuw zaaksysteem
Informatie uit het oude zaaksysteem is gemigreerd naar het nieuwe systeem. Hierdoor kan de dienstverlening continueren, voorkomen we dubbelingen en kunnen documenten tijdig worden vernietigd of overgebracht.
- Start met het opstellen van de bewaarstrategie
Landsmeer is gestart met het schrijven van een bewaarstrategie. In dit beleidsplan wordt beschreven hoe de gemeente ervoor zorgt dat informatie duurzaam toegankelijk blijft. Dit is belangrijk voor de dienstverlening en het goed kunnen beheren van informatie.
Actieve openbaarmaking
Onder actieve openbaarmaking verstaan we de activiteiten die vanuit de overheid worden ondernomen om informatie uit eigen beweging openbaar te maken voor de samenleving en politiek. In 2024 zijn de eerste informatiecategorieën door Landsmeer actief openbaar gemaakt in de Woo-index. Landsmeer volgt bij het actief openbaar maken de wettelijke eisen vanuit de Woo en de planning van de VNG.
Passieve openbaarmaking
Onder passieve openbaarmaking verstaan we het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een verzoek uit de samenleving, zoals de Woo-verzoeken. De volgende activiteiten zijn gerealiseerd:
- In 2024 is via een impactanalyse bekeken hoe het proces voor de behandeling van de Woo-verzoeken wordt ervaren in de organisatie. Met name de begeleiding en coördinatie van dit proces wordt als positief ervaren. Komend jaar zal het college een Woo-contactfunctionaris aanwijzen. Deze functionaris speelt een centrale rol bij het snel en gericht afhandelen van Woo-verzoeken en informatieverzoeken.
- In 2024 zijn er 10 Woo-verzoeken ontvangen, behandeld en afgehandeld.